En henvendelse skal registreres. En aftale skal bekræftes. Lad de faste trin hænge sammen, og behold de beslutninger, der kræver dig.
Et eksempel på tre trin, der kan forbindes. Vælg et trin, og se, hvad der sker.
Navn, kontakt og en beskrivelse af opgaven
Eksempel · fiktive oplysningerOplysninger fra formularen sendes videre til den aftalte arbejdsgang. Mangler der noget, skal det være synligt, før opgaven går videre.
Kundens oplysninger følger med
Eksempel · fiktive oplysningerEn opgave oprettes i det aftalte system. Beskrivelsen følger med, så de samme oplysninger ikke skal kopieres fra indbakken.
Du bliver kontaktet om opgaven.
Eksempel · fiktive oplysningerKunden får besked om, at henvendelsen er modtaget. Den videre dialog og vurdering af opgaven bliver hos dig.
En kvittering er ikke en aftale. Du vurderer stadig opgaven og aftaler tidspunktet med kunden.
En konkret opgave er et bedre udgangspunkt end et nyt system. Det kan være en del af hjemmesiden eller en arbejdsgang ved siden af.
Saml oplysningerne, opret en opgave, og giv besked til den rette person.
Send bekræftelser og påmindelser med udgangspunkt i en aftale, der allerede er på plads.
Gør tilbagevendende beskeder klar, når en henvendelse eller opgave har nået det aftalte trin.
Flyt de nødvendige oplysninger, så de ikke skal indtastes flere steder.
Det giver mening, når opgaven gentages, trinene er tydelige, og løsningen står mål med arbejdet. Hvis en enklere manuel proces løser behovet, er det den rigtige vej.
Omfang, pris og ansvar afklares før arbejdet begynder. Løsningen afprøves på både det normale forløb og de aftalte undtagelser.
Gennemgå de trin, der tager tid, de værktøjer, du bruger, og de undtagelser, der opstår.
Fjern unødige trin. Aftal, hvad løsningen skal gøre, og hvad der fortsat kræver et menneske.
Forbind de aftalte trin. Afprøv, hvad der sker med manglende oplysninger, fejl og gentagne henvendelser.
Få dokumentation for forbindelser, adgange og fejl. Aftal, hvem der vedligeholder løsningen bagefter.
Hvilke oplysninger flyttes? Hvor kan en fejl ses? Hvem tager over, hvis noget stopper? Det skal være tydeligt, før løsningen bliver en del af hverdagen.
Konti, forbindelser og de nødvendige adgange afklares som en del af løsningen.
Aftal, hvad der skal ske, når oplysninger mangler, eller et system ikke svarer.
Det løbende ansvar og eventuel hjælp bagefter aftales særskilt.
Ikke nødvendigvis. Udgangspunktet er det, der allerede fungerer. Muligheder og begrænsninger for at forbinde værktøjerne undersøges, før løsningen aftales.
Ja, hvis der er et konkret behov omkring henvendelser, booking eller opfølgning. Omfang og pris aftales separat fra selve hjemmesiden.
Det afhænger af arbejdsgangen, de systemer, der skal forbindes, og de undtagelser, løsningen skal håndtere. Pris, omfang og eventuelle løbende udgifter afklares på forhånd.
Konti, adgang, dokumentation og løbende ansvar afklares før arbejdet begynder. Det skal være tydeligt, hvem der reagerer på fejl og vedligeholder forbindelserne.
Fortæl, hvad du gentager, og hvilke værktøjer du bruger. Så er der et konkret sted at begynde.
Fortæl om arbejdsgangen